Компания заказчика представляет собой довольно громоздкую и неповоротливую структуру. Ей требовался инструмент в формате мобильного приложения, который позволил бы оптимизировать использование ее человеческих ресурсов, автоматизировать часть процессов, а также упростить внутреннюю коммуникацию, в том числе в условиях «удаленной» работы.
Задача усложнялась высокими требованиями к безопасности со стороны заказчика. Мы работали без доступа к его API — все данные получали в зашифрованном виде, а уже потом обрабатывали и выводили на экран мобильного приложения. Кроме того, для реализации части функционала требовалось провести большой блок работ по интеграции с кастомной 1C, а также SSO Uflex и SAP.
У компании с ~7000 сотрудников возникла проблема с постоянным потоком запросов в отдел кадров и бухгалтерию на получение справок и выписок. На подготовку документов уходило до нескольких рабочих дней — это буквально парализовывало остальные направления работы. Для того, чтобы «разгрузить» и кадровую службу, и бухгалтерию, мы предложили автоматизировать это направление работы.
Заказчику необходимо соблюдение внутренней безопасности. Вход в приложение осуществляется с помощью уникального логина и пароля, единого как для портала, так и для приложения, а все личные данные передаются через API в зашифрованном виде.
В личном кабинете для сотрудника предусмотрена возможность запросить расчетный лист, просмотреть информацию по заработной плате за определенный период, суммам уплаченных налогов, а также по количеству использованных дней отпуска.
Приложение дает возможность сотрудникам бронировать билеты и гостиницы из приложения, оплата при этом списывается напрямую со счета компании. Воспользоваться можно только тогда, когда в системе проходит подтверждающий документ, например, приказ о командировке.
Предусмотрено бронирование больших конференц-залов для переговоров: не нужно обзванивать коллег, секретарей. Сотрудник может все забронировать онлайн, выбрав нужное время для встречи.
Для сотрудников, задержавшихся на работе, компания предусматривает услугу вызова такси. Сервис вызова и оплаты со счета компании также интегрирован в мобильное приложение.
Также возможен автоматический вызов курьерской службы через приложение.
Онлайн-бронирование осуществляется через интеграцию с SSO Uflex.
SSO (Single Sign-On) — это встраиваемая технология, позволяющая не прибегать к повторной аутентификации пользователя при его переходе по различным разделам и сервисам одного портала или при работе с несколькими приложениями. Работать с Uflex могут только сертифицированные сотрудники.
Особую ценность для бизнеса предоставляет встроенный сервис аналитики: он позволяет строить отчеты как по отделу, так и по отдельно взятым сотрудникам. Можно отследить процент задач, выполненных в срок, а также среднее количество дней от постановки задачи до взятия в работу — руководитель получает удобный инструмент для анализа эффективности работы своих сотрудников и планирования их дальнейшей загрузки. Визуальная составляющая в виде графиков и диаграмм делает отчеты максимально наглядными.
Проблема планирования и управления внутренними ресурсами — всегда одна из самых острых на предприятиях такого масштаба, особенно в период, когда часть сотрудников вынуждена работать в удаленном формате.
Внутри приложения мы разработали практически полноценную ERP-систему для ее решения. Теперь руководители могут ставить задачи сотрудникам онлайн, контролировать статус и сроки их выполнения без лишних звонков и писем.
Мы автоматизировали часть работ, связанную с постановкой и выполнением задач по документам: подписанием, согласованием, ознакомлением. Мобильное приложение позволяет сотруднику не «бегать по кабинетам», а согласовать все онлайн в электронном виде — это экономит колоссальное количество времени, и позволяет выполнять работу эффективнее. Происходит это так: сотрудник направляет счет на имя бухгалтера, а также других ответственных лиц, чье согласование ему требуется. А они в свою очередь могут этот счет либо согласовать, либо отклонить, но при этом указать в комментарии почему: чего-то не хватает, нужны разъяснения.
Все документы, приказы, поручения и задачи по ним отображаются в отдельном блоке мобильного приложения — по каждому документу сотруднику приходят соответствующие напоминания.
Пять заводов в разных городах России и более семи тысяч сотрудников — организационную структуру компании можно смело назвать сложной и громоздкой. Не так просто было прописать должным образом все связи и принадлежности: условно, сотрудник юридического отдела в городе Москва мог подчиняться директору представительства компании в Туле.
Кроме того, сотрудники регулярно сталкивались со сложностями в поиске контактов того или иного коллеги: например, поиск по фамилии мог выдать результат сразу из десяти человек! Мы дополнили его фильтрами по департаменту и должности, чтобы максимально сузить круг поиска.
Справочник обновляется онлайн благодаря бесперебойному обмену информацией с 1С. Кого-то уволили, кого-то перевели — как только в системе появляется официальный приказ, обновляются и справочник и организационная структура.
Тысячи внутренних инструкций, приказов, положений и регламентов — как сделать их доступными для каждого сотрудника? Так, чтобы каждый мог найти и изучить нужную информацию самостоятельно, не отвлекая лишний раз своего руководителя.
Вариант поиска по номерам был малоэффективен, так как у документов компании они были настолько специфическими, что не зная хотя бы одной буквы или цифры, найти документ становилось невозможно. Мы решили эту проблему, добавив поиск по содержанию, по рубрикам и категориям в соответствующем разделе мобильного приложения.
На главной странице разместили блок с новостями компании и фармрынка в целом. Контент-наполнение транслируется с корпоративного портала компании в формате бесконечной ленты. Доступ к новостям позволяет сотрудникам всегда понимать окружающую «повестку» и следить за изменениями, происходящими как на рынке, так и внутри компании
Разработали удобный инструмент, который решил проблемы крупной корпорации, связанные с планированием и управлением внутренними ресурсами: автоматизировали часть процессов, разгрузили инфраструктуру компании. Облегчили процесс работы и взаимодействия для сотрудников.
