Содержание:

Что такое корпоративный портал?

Функционал корпоративных порталов

Сервисы, с которыми можно интегрировать корпоративные порталы

Сложности разработки корпоративных порталов

Когда нужна разработка корпоративного портала?

Заключение

Что такое корпоративный портал?

Корпоративный портал — это веб-сайт или приложение, разработанное для внутреннего использования в организации, которое предоставляет сотрудникам доступ к информации, инструментам, ресурсам и сервисам компании. Корпоративные порталы обычно используются для управления и обмена информацией внутри компании, повышения эффективности работы сотрудников, совместной работы над проектами, автоматизации бизнес-процессов и улучшения коммуникации внутри организации.

Корпоративный портал часто путают с корпоративным сайтом, что в корне не правильно. Разница между корпоративным порталом и корпоративным сайтом заключается в целевой аудитории и функциональности. Корпоративный портал предназначен для внутреннего использования сотрудниками, в то время как корпоративный сайт предназначен для внешней аудитории.

Функционал корпоративных порталов

Так мы разобрались, что корпоративные порталы используются исключительно сотрудниками организации, но что конкретно они умеют? Среди ключевого функционала корпоративных порталов обычно выделяют:

• Внутренние коммуникации

Корпоративные порталы позволяют создавать и управлять группами и сообществами, где сотрудники могут делиться знаниями и опытом. Корпоративные порталы также предоставляют инструменты для общения через чаты, форумы и комментарии к документам. Они также облегчают организацию онлайн-встреч и видеоконференций, что способствует более эффективной коммуникации внутри компании. 

• Совместная работа

Порталы позволяют создавать виртуальные рабочие пространства, где сотрудники могут обмениваться информацией, документами и идеями. Благодаря интеграции с другими инструментами, такими как электронная почта, календари и задачники, корпоративные порталы упрощают планирование и координацию работы. С помощью корпоративных порталов можно также отслеживать выполнение задач и проектов, устанавливать сроки и контролировать прогресс. Кроме того, корпоративные порталы позволяют проводить онлайн-встречи и видеоконференции, что способствует более эффективной коммуникации и совместной работе.

• Управление знаниями

Позволяют централизованное хранение и обмен информацией, документами и экспертными знаниями между сотрудниками. Порталы также предоставляют инструменты для создания базы знаний, включая возможность создания и редактирования документов, форумов для обсуждения и обмена опытом, а также функции поиска и классификации информации. Кроме того, корпоративные порталы могут быть использованы для проведения онлайн-обучения и обмена учебными материалами, что способствует повышению уровня знаний и навыков сотрудников.

• Управление ресурсами

Порталы могут использоваться для управления ресурсами, такими как финансы, материальные активы и человеческие ресурсы. С помощью портала можно отслеживать бюджеты, вести учет расходов и доходов, а также совершать финансовые операции. Кроме того, порталы позволяют управлять запасами, контролировать поставки и учет материалов. Они также предоставляют возможность управлять кадровыми процессами, включая найм, обучение, оценку и учет персонала.

• Управление контентом

Предоставляют возможность централизованного управления контентом, позволяя размещать и обновлять информацию о мероприятии. Они позволяют создавать и редактировать страницы с содержанием, добавлять новости, фотографии и видео, а также предоставлять доступ к документам и презентациям. Пользователи могут быстро и удобно получать актуальную информацию, а администраторы имеют полный контроль над контентом и его обновлением.

• Управление процессами

Например, они могут предоставлять возможность сотрудникам отправлять и отслеживать запросы на отпуск или больничные, а также управлять процессом одобрения и учета этих запросов. Кроме того, порталы могут использоваться для автоматизации процессов закупок и управления складскими запасами, позволяя сотрудникам быстро запрашивать и заказывать необходимые товары и отслеживать их поставку. Также, порталы могут обеспечивать управление процессами обучения и развития сотрудников, предоставляя им доступ к онлайн-курсам, материалам и ресурсам для самообразования.

• Аналитика и отчетность

Дают возможность собирать, анализировать и представлять данные о различных бизнес-процессах в организации. Это позволяет руководителям и менеджерам получать актуальную информацию о состоянии проектов, финансовых показателях, производственной деятельности и других ключевых метриках. Благодаря этому, руководители могут принимать обоснованные решения на основе фактических данных и повышать эффективность работы компании.

• Единое окно входа 

Корпоративные порталы могут интегрироваться с другими системами организации, такими как системы управления ресурсами предприятия (ERP), системы управления отношениями с клиентами (CRM) и системы управления проектами (PMS).

Это позволяет автоматизировать обмен данными между различными приложениями, упрощая процессы работы и повышая эффективность. Например, руководители могут получать информацию о состоянии проектов из системы управления проектами прямо на корпоративном портале, без необходимости переключаться между разными приложениями.

Сервисы, с которыми можно интегрировать корпоративный портал

Несмотря на то, что любой корпоративный web портал дает огромное количество возможностей для решения разных задач, его функционал может быть дополнительно расширен за счет интеграции со сторонними сервисами и системами. Это могут быть:

• Система управления контентом (Content Management System, CMS) 

Позволяет управлять и публиковать контент на портале.

• Электронная почта и календарь 

Обеспечивает обмен сообщениями и планирование событий.

• Система управления проектами (Project Management System) 

Позволяет управлять проектами, задачами, сроками и ресурсами.

• Внутренний чат и система обмена сообщениями 

Обеспечивает коммуникацию и обмен информацией между сотрудниками.

• CRM-система (Customer Relationship Management) 

С ее помощью можно отслеживать и управлять продажами и клиентскими запросами.

• Система управления знаниями (Knowledge Management System) 

Позволяет создавать, хранить и обмениваться знаниями и информацией внутри организации.

• Система управления документами (Document Management System)  

Позволяет хранить документы и файлы, а также совместно редактировать их.

• Система управления задачами и совместной работы (Task Management and Collaboration System) 

Обеспечивает управление задачами, их делегирование и отслеживание выполнения. Позволяет совместно работать над проектами.

• Система аналитики 

Позволяет отслеживать и анализировать данные о работе сотрудников, отдельных отделов или подразделений. Делать выводы об их эффективности.

Конечный выбор конкретных сервисов всегда будет зависеть от потребностей и стратегии компании. Если сейчас вы составляете техническое задание на разработку корпоративного портала, то следует заранее продумать и внести в него данные сервисов, которые возможно потребуется интегрировать в итоговый продукт.

Сложности разработки корпоративных порталов

Поскольку корпоративные порталы представляют собой достаточно сложные продукты, с разветвленной архитектурой, нужно понимать, что разработка таких проектов с нуля скрывает в себе много сложностей. В первую очередь мы рекомендуем обратить внимание на такие вещи как:

• Комплексность требований 

Корпоративные порталы обычно должны включать множество функций, таких как управление контентом, системы безопасности, интеграция с другими системами. Все это требует тщательного планирования и выполнения.

• Интеграция с существующими системами

Создание портала для бизнеса часто может требовать интеграции с уже существующими системами в организации, такими как CRM, ERP и другими. Это может вызывать сложности из-за различных форматов данных, протоколов связи и других технических аспектов.

• Безопасность

Корпоративные порталы обычно содержат конфиденциальную информацию, поэтому безопасность является ключевым аспектом. Разработчики должны обеспечить защиту данных от несанкционированного доступа и атак.

• Масштабируемость

Корпоративные порталы обычно предназначены для использования большим количеством пользователей. Техническое задание на разработку портала должно учитывать возможность масштабирования системы, чтобы она могла справиться с растущей нагрузкой.

• Сложность пользовательского интерфейса 

Корпоративные порталы часто имеют сложный пользовательский интерфейс из-за большого количества функций и данных. Разработчики должны сделать интерфейс интуитивно понятным и удобным для пользователя.

Все эти факторы могут усложнить разработку корпоративных порталов и требуют от разработчиков высокой квалификации и опыта работы с подобными проектами.

Когда нужна разработка корпоративного портала?

Разработка корпоративного портала может быть полезной для многих организаций, но для принятия решения о необходимости разработки, мы сформулировали несколько критериев. Разрабатывать корпоративные порталы с нуля имеет смысл приступать, если:

— ваша организация имеет большое количество информации, которую нужно распределить и обмениваться сотрудниками, клиентами или партнерами, корпоративный портал может быть полезным инструментом для упорядочивания и управления этой информацией.

— ваша организация нуждается в эффективном сотрудничестве между отделами или командами, корпоративный портал может предоставить средства для обмена документами, общения и координации проектов.

— корпоративный портал может помочь автоматизировать бизнес-процессы, упростить доступ к информации и инструментам, что приведет к повышению производительности сотрудников.

— ваша организация сталкивается с проблемами внутренней коммуникации, корпоративный портал может предоставить инструменты для более эффективного обмена информацией и коммуникации между сотрудниками.

— ваша организация хочет предоставить клиентам лучший сервис и улучшить их опыт, корпоративный портал может быть использован для предоставления доступа к информации, услугам и инструментам, которые помогут клиентам получить то, что им нужно.

— корпоративный портал может помочь обеспечить безопасность информации и контролировать доступ к конфиденциальным данным.

— ваша организация тратит много времени и ресурсов на управление и обмен информацией, корпоративный портал может помочь автоматизировать эти процессы и снизить затраты.

Заключение

Неотъемлемой частью современного бизнес-мира, безусловно, является корпоративный портал, заказать разработку которого стоит, чтобы предоставить компании множество преимуществ, упростить и оптимизировать рабочие процессы.

Создание портала организации, также как и создание корпоративных приложений требует тщательного планирования и анализа потребностей компании. Важно определить цели и задачи портала, а также функциональные требования, чтобы обеспечить его эффективное функционирование.

Одним из основных преимуществ корпоративного портала является централизация информации. Все необходимые данные и документы могут быть легко доступны сотрудникам, что повышает их производительность и сокращает время на поиск нужной информации.

Кроме того, корпоративный портал способствует улучшению коммуникации внутри компании. Сотрудники могут обмениваться информацией, обсуждать проекты и сотрудничать друг с другом, что способствует более эффективной работе и повышению качества результатов.

Интеграция с другими системами также является важным аспектом корпоративного портала. Она позволяет автоматизировать процессы работы и обмена данными, упрощает взаимодействие с другими приложениями и системами.

В целом, создание корпоративной информационной системы является важным шагом для бизнеса, который помогает повысить эффективность работы компании, улучшить коммуникацию и оптимизировать рабочие процессы. Правильное планирование и интеграция позволяют создать функциональный и удобный инструмент, способствующий развитию и успеху компании.