Содержание:
Что нужно учесть при внедрении ERP-системы?
Зачем внедрять ERP?
ERP представляет из себя ИТ-систему, которая позволяет управлять процессами и ресурсами предприятия, используя единую базу данных.
Рано или поздно любая организация сталкивается с ограничениями собственной системы управления и организации бизнес-процессов, которые не позволяют ей масштабироваться дальше.
Каждый сотрудник или отдел перманентно создает и обрабатывает огромные объемы информации. И если речь идет о крупной или стремительно растущей компании, то обрабатывать их вручную в какой-то момент становится невозможно. Разрозненные потоки данных требуют огромного штата сотрудников для их обработки, раздувая ФОТ.
Разработка ERP и последующее ее внедрение — сложные и ресурсоемкие процессы, но это те вложения, которые безусловно себя окупают.
Этапы внедрения ERP
Если налаживать эффективное управление производством по классической схеме, то процесс будет вмещать в себя 5 этапов:
Этап 1. Исследования и аналитика
Первое, что нужно сделать — провести полноценный анализ текущей деятельности организации, сформировать систему измерений результата, определить, какие ресурсы для этого будут необходимы.
Этап 2. Моделирование
Подбирается оптимальный вариант ведения учета, процессов, составляются бизнес-процессы, которые помогут прийти к нужной цели. Формируется проект внедрения ERP.
Этап 3. Разработка технического задания
Готовится тестовая система, интегрируются доработки в рабочую модель, реализуется техзадание.
Этап 4. Внедрение ERP
Вносятся реальные данные, распределяются роли между пользователями, учитываются недочеты и проводится тестирование рабочей системы. Также сотрудники обучаются работе в программе планирования производства.
Этап 5. Контроль результата
На этом этапе проводят консультации компании, настраивают оставшиеся процессы ERP-системы для производства, отлаживают их, следят за тем, чтобы цели достигались. Проект должен плавно двигаться к намеченному результату.
Что нужно учесть при внедрении ERP-системы
Мы объединили в один список наиболее частые ошибки, которые могут сильно тормозить процессы внедрения ERP:
- неприятие новой системы со стороны сотрудников
Так часто бывает: вы разработали и запустили ERP на предприятии, но сотрудники упорно продолжают вести свои таблички в Excel или работать в тех форматах, к которым они привыкли.
Сотрудники редко не сопротивляются чему-то новому, особенно если это новое несет для них дополнительные риски. Причин тут может быть много, и каждую стоит прорабатывать по-отдельности.
Люди не понимают, как пользоваться новой системой, боятся ошибиться, переживают, что теперь их могут сократить за ненадобностью или скрывают собственную лень и недоработки — во всех этих случаях новая система будет восприниматься скорее как помеха или угроза, нежели как полезный инструмент.
Здесь стоит потратить время, на то, чтобы донести основную информацию о пользе нового программного обеспечения, о том, какие преимущества оно дает прежде всего самим сотрудникам, а также развеять страхи и предубеждения.
- слишкам сложная архитектура, избыточный функционал ERP
Принцип «чем больше, тем лучше» не всегда работает во благо. Готовые ERP могут содержать в себе довольно разнообразный функционал, чтобы закрывать потребности максимально широкого спектра аудитории самых разных компаний.
Но зачастую отдельно взятому бизнесу столько не нужно, напротив, лишние модули будут перегружать серверы, тормозить работу системы, а также путать сотрудников. Тем самым не упрощая, а усложняя работу и бизнес-процессы.
Здесь важно изначально определить тот функционал, который необходим именно вашему бизнесу, отталкиваясь от запросов сотрудников, а также провести аудит после запуска для сбора обратной связи и отсечения лишнего.
- плохой UX/UI
Непродуманный, неудобный интерфейс сильно осложнит процесс внедрения ERP, даже если ее функционал оптимален для компании. Если сотруднику приходится обдумывать каждый шаг и подолгу штудировать инструкции, чтобы совершить то или иное действие, работая с ERP-системой, то это едва ли приведет к росту эффективности процессов.
Дизайн интерфейса, даже такой сложной системы как ERP, должен быть интуитивно понятным. При создании с нуля важно уделить достаточно времени и сил проработке интерфейса и пользовательского опыта системы еще на этапе проектирования. Только так можно подобрать наиболее эффективные решения, учитывающие потребности разных типов пользователей.
- отсутствие инструкций по работе с системой
Сотрудники не смогут по достоинству оценить все возможности системы, если не будут понимать как ей пользоваться. Они будут неправильно вносить данные и совершать другие ошибки, которые приведут к снижению общего уровня эффективности. А самих сотрудников будут просто раздражать и демотивировать.
Правильнее всего снабдить их детализированными гайдами, всевозможными видеоинструкциями. Сформировать единую базу знаний, которая будет дополняться в зависимости от поступающей обратной связи и предложений.
- отсутствие ответственных
Нередко так случается, что фаундеры не понимают: внедрение — это отдельный процесс, на который должна выделяться отдельная группа, или, как минимум, отдельный специалист.
Без наличия такой команды, внедрение будет «буксовать» и может закончится полным провалом.
- не учтены требования по интеграции с внешними системами
В сети существует множество различных плагинов для подключения внешних систем к готовым ERP-системам. При этом нет никаких гарантий, что подключаемый плагин будет работать корректно, не вызывая технических проблем.
Внедрение ERP-системы собственной разработки «под ключ» решает эту проблему, так как изначально учитывают все требуемые интеграции. Кроме того практически все современные ERP пишутся на фреймворках, что закладывает значительно больше возможностей для внесения изменений в будущем, в том числе для интеграций.
- неверная оценка сроков внедрения
Внедрение ERP-системы — чаще всего процесс длительный. Довольно быстро можно внедрить ERP, если она изначально встраивается в бизнес-процессы компании.
А если требуется кастомизация (доработка) готового решения, то может потребоваться около 14 месяцев. Создание же собственного ПО с нуля занимает как минимум несколько месяцев работы специалистов, но при этом вы получаете продукт, максимально подходящий под потребности бизнеса и способный масштабироваться вместе с ним.
Разумно оценивайте необходимые сроки, так как торопиться здесь точно не стоит.
- недостаточные объемы финансирования
Многие ошибочно полагают, что больше всего средств расходуется на покупку лицензии готовой ERP или разработку собственной. На самом же деле стоимость внедрения ERP может быть не менее высокой, а итоговая сумма превышать во много раз сумму, на которую бизнес рассчитывал изначально.
Важно заложить в бюджет достаточно средств, чтобы внезапный дефицит финансирования не препятствовал внедрению и не тормозил его.
Все эти моменты стоит иметь в виду, прежде чем запускать процесс внедрения ERP.
Эффективность внедрения ERP систем на сегодняшний день не подлежит сомнению. Внедрение ERP решения позволяет предприятиям эффективнее управлять своими ресурсами, оптимизировать расходы и увеличивать прибыль. Внедрение ERP — не быстрый процесс, сроки могут варьироваться от проекта к проекту. Подготовка к внедрению ERP должна быть серьезной: адекватно должны оцениваться не только сроки, но цена внедрения, которая зачастую может соответствовать расходам на саму разработку. При этом эффекты от внедрения ERP могут быть настолько значительными, что каждый вложенный рубль оправдывает себя.