Содержание:

Что такое ERP?

Для чего нужна ERP-система?

Какие бывают ERP?

Как понять, требуется ли вам EPR?

Где взять современные ERP-системы?

Как выбирать ERP?

Создание собственной EPR: основные этапы?

Что такое ERP?

Термин расшифровывается как Enterprise Resource Planning — это IT-система для управления ресурсами предприятия. 

Главный принцип, который лежит в основе любой ERP-программы — это централизованный сбор информации. Все данные аккумулируются в защищенном хранилище с высоким уровнем безопасности. Пользователь может получить те, что необходимы ему, в самые короткие сроки. При этом они будут максимально точными и актуальными, так как сбор информации происходит в реальном времени и она хранится в максимально стандартизированном виде. Влияние человеческого фактора сводится к минимуму: исключается дублирование данных или их неверная трактовка.

Для чего нужна ERP-система?

Она позволяет выстроить базовые бизнес-процессы, связанные с финансами, управлением персоналом, производством, цепочками поставок, закупками и другими — объединить их воедино и масштабировать. Например, снизить расходы, оптимизировать и упростить коммуникацию, а также ускорить принятие решений. Сотрудники, процессы и технологии начинают взаимодействовать максимально эффективно.

Какие бывают ERP?

Можно выделить несколько ключевых групп в зависимости от:

• назначения: общие и отраслевые;
• типа организации: приватные, гибридные, публичные;
• архитектуры: единые или модульные;
• типа лицензирования: проприетарные или с открытым кодом;
• способа создания: готовые или собственной разработки «с нуля».

Как понять, требуется ли вам ERP?

Любому бизнесу выгодна оптимизация ресурсов, сокращение издержек и повышение общей эффективности, чтобы выигрывать в конкурентной борьбе. Несмотря на на то, что ERP платформа позволяет решить эти проблемы, она нужна не всем. 

Прежде чем начинать искать готовую ERP или запускать разработку собственной, стоит оценить степень формализации процессов, объемы обрабатываемой информации и уровень подготовки кадров. Возможно вам поможет ERP-программа, если в компании наблюдается:

• недостаток или низкое качество данных, необходимых для эффективного управления;
• большой расход времени на рутинные действия, которые можно выполнять автоматически; 
• использование разрозненных продуктов и программ, которые в текущем виде нет возможности объединить в одну;
• отсутствие данных в режиме «реального времени» о состоянии ресурсов, например, наличии товара на складах или движении финансов;
• доступ к данным только «в стенах» офиса на рабочем месте;
• неэффективный документооборот: долго готовятся, согласовываются, исполняются;
• сложности во взаимодействии между сотрудниками и отделами;
• отсутствие эффективных инструментов управления и контроля за и задачами и их исполнением;
• жалобы со стороны клиентов, контрагентов, партнеров.

В общем виде «тревожные звоночки» сводятся к значительным потерям в виде денег и времени из-за неэффективного использования ресурсов.

При этом важно помнить, что у ERP, как и любого другого программного продукта, есть свои ограничения, которые нельзя не брать в расчет при принятии решения о ее использовании:

• высокая стоимость;
• чем масштабнее бизнес тем больше сроки как разработки, так и внедрения ЕРП-систем;
• необходимость доработки/адаптации даже готовых решений;
• сложности с переносом данных в единое хранилище;
• необходимость обучения сотрудников;
• зависимость от интегратора/разработчика;
• необходимость постоянной поддержки и обновления. 

ERP-решения, в большинстве случаев, — прерогатива крупного и среднего бизнеса, малому они практически не подходят. Это связано с тем, что разработка и внедрение полноценной системы управления ресурсами предприятия стоит дорого и требует много времени и ресурсов. В маленькой компании она скорее замедлит работу, чем ускорит ее и затраты на нее, в целом, окажутся неоправданными.

Больше всего ERP требуется крупным и растущим компаниям, специализирующимся на производстве или торговле. Им постоянно требуется обрабатывать значительные массивы информации, обеспечивать качественный обмен и работу между многочисленными подразделениями.

Согласно статистике, 15,4% всех используемых в России ERP-систем приходится на торговлю, 9,7% — на машиностроение, 8,1% — на строительство и 6,5% — на пищевую промышленность.

Где взять современные ERP-системы?

В общем виде можно выделить два основных способа получить нужное программное обеспечение.

Первый: использовать готовую. Они, в свою очередь, могут быть нескольких подвидов: 

• «коробочные» — покупают один раз и устанавливают на серверы предприятия;
• «облачные» — по подписке предоставляется онлайн-доступ;
• on-premise — по подписке система устанавливается на серверы предприятия.

Из ключевых игроков на рынке готовых ERP можно назвать SAP ERP, 1С:ERP Управление предприятием, Oracle Cloud ERP, Microsoft Dynamics. Все из них сейчас не доступны в РФ, за исключением 1С. 

Наверняка уже есть какие-то импортозамещающие продукты, которые пока не получили широкого распространения — они в любом случае будут появляться, в основном для крупных игроков рынка, так как есть целые отрасли, которые зависят от работы подобного ПО.

Второй: разработать собственную. Если проводить понятную аналогию, то ERP-система — это скелет организма, на котором держится все остальное. Если этот скелет не может расти вместе с масштабированием и развитием бизнеса, то это создает серьезные риски. 

Кроме того, даже в схожих нишах бизнес-процессы отдельных компаний могут быть достаточно уникальными и требовать нестандартных решений в управлении. Кастомизация ERP позволит развивать компанию в ту сторону, в которую хочет бизнес, а также снизить риски и зависимость от вендоров.

По нашему опыту, уходить от готовых решений сложно, долго, дорого и больно. Но рано или поздно все сталкиваются с необходимостью разработки собственной ERP или существенной кастомизации готовой. Если бизнес средний или крупный, имеет смысл изначально стремиться к созданию собственной.

Как выбирать ERP?

Критериев при выборе может быть достаточно много. Внедрение ERP системы, также как внедрение и настройка CRM — сложные ресурсоемкие процессы. Начать нужно с определения потребностей: а какие собственно задачи вы хотите решать с ее помощью?

Здесь однозначно стоит провести серию интервью с сотрудниками: не обязательно со всеми, но как минимум с руководителями направлений. Интервью может провести как рабочая группа, сформированная внутри компании, так и привлеченная внешняя команда. Если компания достаточно большая и ресурсы ей позволяют, то лучше сформировать команду инхаус — она будет глубже понимать контекст и специфику, а значит выполнит свою работу эффективней.

В зависимости от задач, которые сформулировал бизнес, становится понятно: можно ли использовать готовое решение или лучше будет смотреть в сторону собственного. Первые чаще всего адаптированы под малый бизнес. Но если компания собирается расти в средний или крупный, то в какой-то момент готовая ERP сильно ограничит ее возможности для масштабирования — это лучше предусмотреть.

Создание собственной ERP: основные этапы

Разработка ERP с нуля — сложная и трудоемкая задача, которая требует большого количества времени и высокого уровня вовлеченности как со стороны заказчика, так и разработчика. 

1 этап. Проектирование

Проводится сбор ключевых сведений о компании-заказчике. Это могут быть всевозможные исследования: опросы сотрудников и топ-менеджмента, изучение их проблем и потребностей, чтобы определить чего именно они хотят от нового IT-решения, а также анализ рынка и конкурентов. А также выявляется количество пользователей, текущая техническая оснащенность рабочих мест, готовность к внедрению.

На основе аналитики формируются ключевые цели и ожидаемые результаты: что мы хотим получить по завершении работы над проектом. Например, сократить фонд оплаты труда, ускорить документооборот, автоматизировать выдачу справок или выставление счетов. 

Исходя из целей определяются требования, основной функционал, структура, технические требования, оцениваются сроки реализации и ресурсы, которые потребуются для запуска работы над проектом и доведения его до конца.

Прорабатывается структура и прототип, который помогает сформировать некий каркас, наглядно демонстрирующий разделы будущего программного продукта, функционал, и если чего-то не хватает — тут же внести. Исследуются потоки данных, составляется описание бизнес-процессов: нужно чтобы они были не только записаны на бумаге, но и работали в действительности. Без выстроенных процессов и оцифровывать бизнесу будет нечего.

Здесь появляется первое понимание того, как система будет функционировать, что будет в ней заложено. Пользователи могут передавать основные пожелания и замечания — и устранить их на данном этапе получается гораздо быстрее и легче, чем в ходе разработки. Проектирование позволяет устранить возможные недочеты и разговаривать с клиентом на «одном языке».

Главным результатом на этой стадии должно стать формирование технического задания. Оно включает в себя описание всех основных составляющих ERP-системы: прототипа, его логики, того как весь функционал будет работать, стек технологий, которые будут использованы при разработке, необходимые интеграции, нагрузки, которые должен выдерживать сервер. 

2 Этап. Разработка

Происходит разработка frontend и backend-частей проекта. 

Что такое backend и frontend?

Frontend — это браузерная часть, то что видит пользователь и с чем взаимодействует. Если говорить простыми словами, не углубляясь в технические детали, то frontend включает в себя интерфейс и некую промежуточную часть, которая связывает интерфейс и backend-часть.

Backend — программно-аппаратная часть программного обеспечения, отвечающая за функционирование его внутренней части. 

Настраивается интеграция со всеми необходимыми базами и сервисами. Чтобы начать полноценно использовать систему, требуется заполнить ее первичными данными. Часть из них может быть загружена из баз, которые использовались ранее, другая часть может быть внесена вручную. 

Тестирование — обязательная часть процесса. Это один из способов контроля качества, включающий в себя проектирование тестов, выполнение тестирования и анализ полученных результатов. Объем тестирования определяется исходя из того, какой функционал главный. В обязательном порядке нужно покрыть основные сценарии.

3 этап. Опытная эксплуатация и внедрение

Позволяет проверить разработанную и настроенную систему с реальными данными до полноценного ввода в эксплуатацию. Работа может вестись с параллельным использованием старых программных продуктов — так можно сопоставить результаты, полученные как новым, так и прежним способами. 

Настраиваются права и роли пользователей, проводится повторное тестирование, устраняются выявленные недочеты и обучение всех сотрудников. 

Разработать собственную ERP или выбрать из готовых — половина дела. Вторая половина — внедрить ее. Последнее подразумевает, что сотрудники начинают реально пользоваться функционалом разработки. Здесь стоит подробно спланировать переход: распределить полномочия и задачи, определить и закрепить ответственных, зафиксировать сроки. 

Собственники часто не понимают, что внедрение — это отдельный процесс, на который должна выделяться отдельная группа, или, как минимум, отдельный специалист. Разработать можно что угодно, но люди будут продолжать, условно, делать отчеты в Excel как раньше. Возможно, им не хватает функционала или им требуется обучение — с этими проблемами нужно разбираться, иначе из эффективного инструмента ERP превратится в деньги, выброшенные на ветер.

Когда все основные замечания устранены, а пользователи прошли обучение использованию — система переводится в промышленную эксплуатацию.

4 этап. Сопровождение и развитие

Это самый длительный из всех этапов жизненного цикла EPR, который подразумевает постоянную связь с разработчиком и непрерывное совершенствование.

Любая система — это живой организм, который постоянно меняется и не стоит на месте. Компания может вносить изменения в бизнес-процессы в целях оптимизации или под воздействием внешних факторов.

Вот почему любая ERP нуждается в перманентной поддержке, обновлении и развитии. Здесь компания-разработчика может проводить консультации для пользователей по выполненным доработкам, своевременно устанавливать обновления конфигураций, проводить дополнительные настройки и адаптировать систему под меняющиеся рыночные условия.

Создание ERP-системы с нуля, как и ее внедрение — сложный и трудоемкий процесс, который лучше доверить профессионалам. Агентство Terabit Digital разрабатывает корпоративные ERP-решения с 2012 года, за это время нам удалось наработать ценный опыт, который помогает решать бизнес-задачи крупного и среднего бизнеса по управлению и оптимизации своими ресурсами. Расскажите о своей задаче, заполнив заявку онлайн и получите консультацию по возможным решениям в самые короткие сроки.